Blick hinter eine verschlossene Türe

Eine unscheinbare Türe, gut verschlossen und gesichert – dahinter die analogen Unterlagen der ehemaligen Gemeindekanzlei Effingen. Geöffnet mit dem richtigen Schlüssel und in Begleitung einer Person von der Verwaltung, durfte ich mich im Gemeinde-Archiv auf eine kurze Reise durch die Geschichte der Gemeinde Effingen aufmachen.

Vreni Weber

Die im Effinger Gemeindearchiv gelagerten Protokollbücher des Gemeinderates und der gewählten Kommissionen gehen weit zurück und geben Einblicke und Erkenntn isse zur gesellschaftlichen und politischen Entwicklung der Gemeinde und somit auch zum allgemeinen Leben im Dorf. Da die Schreibmaschine und erst ab 1993 ein Computersystem au f der Gemei ndever waltu ng Effingen zum Einsatz kamen, sind viele der Protokollbücher feinsäuberlich von Hand mit Tinte geschrieben.

Neben den protokollierten Zeitzeugen lagern aber auch Pläne, Erinnerungsstücke an spezielle Anlässe in der Gemeinde, Bilder und Geschenke zu Einweihungen im Archiv.

Archivierung im Wandel der Zeit
Bereits in der A ntike gab es Amts- und Regierungsgebäude, in welchen Dokumente auf bewahrt wurden. Der lateinische Begriff «Archivum» ist bis heute in der Ka n zleisprache gebräuch l ich. Archivieren wird als systematische und kontrollierte Auf bewahrung von Dokumenten und Daten bezeichnet und gilt als elementarer Bestandteil der Büroorganisation.

Während Privatpersonen nicht verpflichtet sind, Dokumente aufzubewahren, gibt es für Gemeindeverwaltungen klare gesetzliche Vorgaben zur Archivierung und daneben selbstverständlich auch Vorgaben zum Archivbau. Ein Archiv muss Vorgaben wie Raumhöhe, Raumlänge, Raumklima erfüllen und muss die Sicherheit vor Einbruch, vor Wasser und Feuer gewährleisten.

Mit dem Einzug der elektronischen Datenverarbeitung und dem schnellen Wandel im digitalen Bereich kommt der Informationssicherheit im Umgang mit sensiblen Daten eine grosse Bedeutung zu. Die Gemeindeverwaltungen führen seit 2017 mit «BrainConnect» ein digitales, gut gesichertes Archiv, welches die geforderten Standarts einhält.

Archivführung nach der Fusion
Dass mit der Fusion neben vielen grossen und kleinen Aufgaben auch beim Zusammenführen der Archive eine grosse Arbeit ansteht, ist von aussen nicht sichtbar. Der alte A rchivplan ist zudem nicht mehr zeitgemäss, die Bestände wurden nach Unterlagentypen geordnet, und so muss ein neuer Archivplan erstellt werden. Die Verwaltung begrüsst es, dass der Gemeinderat der Firma docuteam AG den Auftrag zur Archivsichtung erteilt hat, auf welcher dann ein Archivplan für die gemeinsame Archivierung der Unterlagen erstellt werden kann. Damit bekommt die Gemeinde Böztal neben dem Zusammenwachsen der Bevölkerung zu einer Gemeinde auch eine zusammengeführte Vergangenheit.